ORGANIZING SERIES: DOCUMENTS

Dokumen yang menumpuk di rumah menjadi persoalan terutama saat dibutuhkan dan kamu kesulitan untuk mencarinya. Atit membagikan tips untuk menyortir dan menyimpannya baik secara manual maupun digital.

Walaupun buat saya di rumah lagi masa-masa peralihan ke paperless jadi sebetulnya kertas-kertas dirumah sudah jauh berkurang, tapii ya tetep masih ada, apalagi kalau lagi musim deadline. Buat saya yang sehari-harinya kerja di rumah alias SOHO (Small Office Home Office), kertas yang ada di rumah beragam banget jenisnya. Dari mulai dokumen penting kayak akte-akte hidup, surat-surat rumah, sampai dokumen kurang penting kayak kertas-kertas yang salah print, hehe…

Seperti yang pernah disinggung di artikel Organizing Series: Decluttering 101 dulu, hal-hal berantakan yang kecil kayak gini biasanya bikin saya susah fokus dan konsentrasi ketika harus mulai kerja. Contoh kecilnya pas harus cari satu kertas yang kelupaan saya taruh dimana, jadi makan waktu lama untuk nyarinya. Atau nggak sengaja buang kertas penting yang kecampur sama dokumen yang nggak begitu penting. Dan yang lebih sering kejadian adalah bingung mau mulai kerja dari mana karena malah sibuk beres-beresin kertas dan dokumen dulu yang artinya harus mengeluarkan waktu dan energi lebih banyak untuk mencari.

Beberapa hal yang bisa membantu untuk merapikan dokumen adalah dengan cara:

GATHER YOUR DOCUMENTS
Step pertama banget tentu kumpulin semua kertas atau dokumen yang tersebar di seluruh pelosok rumah. Coba cek tempat-tempat yang memungkinkan seperti meja kerja atau laci. Tapi, jangan lupa untuk cek kembali tempat-tempat yang bisa jadi potensi kelupaan simpan. Seperti di dalam tas, box, dan lain-lain.

ELIMINATE PAPER
Seperti proses decluttering pada umumnya, sebelum mulai beres-beres dan bersih-bersih, yang paling pertama harus dilakuin tentu memisahkan yang nggak kita butuhkan dan yang dibutuhkan. Nah, ilustrasi Puty Puar di bawah ini bisa jadi panduan kamu dalam memilah penting nggaknya dokumen yang terkumpul sekarang ini dan juga kemana baiknya dokumen itu disimpan.

Hihi, coba tengok kanan kiri, mungkin kita bakal nemuin kertas dan dokumen atau bahkan koran dan majalah yang sudah nggak kita butuhin. Bahkan kadang kita juga lupa kalau kita punya hal-hal itu. Dalam proses eliminasi ini, akan lebih baik kalau kita juga membagi sesuai materialnya. Standarnya kita biasanya butuh dua tempat, kertas dan kertas glossy. Tujuannya supaya kalau sudah terkumpul bisa diberikan ke recycle station atau bisa juga dikasih ke pemulung dalam keadaan rapi dan terpisah.

CATEGORIZE IT
Setelah kita nggak terganggu dengan hal-hal yang nggak kita butuhin, sekarang saat yang tepat untuk misah-misahin sesuai kategorinya. Tentu pemisahan kategori ini bisa beda banget di setiap rumah, tapi kalau saran saya jangan campur hal sentimentil dengan hal yang penting. Pisahkan antara hasil karya seni anak dengan rapot TK atau keterangan medis anak. Secara umum mungkin pembagian bisa dibagi berdasarkan personal (dapat dibagi setiap penghuni rumah bila perlu), home and property records, manuals (ini penting juga sih, kadang kita suka lupa nyimpen buku manual elektronik dan kebingungan ketika butuh), dokumen medis, catatan keuangan, sekolah, personal memories, dan lain-lain.

Selain dari dipisah per kategori, dokumen-dokumen ini bisa dipisah berdasarkan jangka waktu penyimpanan. Ada beberapa dokumen yang umurnya hanya per bulan maupun dalam jangka waktu yang panjang.

LABELING AND COLOR-CODE FOLDERS
Step selanjutnya setelah dipisahin per kategori adalah masukin ke dalam folder atau box. Untuk memudahkan pengambilan dan penemuan dokumen-dokumen ini di kemudian hari bisa banget untuk bikin label dan color-code yang beda di setiap foldernya. Setelah per kategori pun kamu bisa dengan mudahnya memisahkan lagi sesuai pemilik-pemilik dokumen tersebut. Seperti Bini Fitriani yang memiliki kebiasaan memisahkan dokumen pribadinya, begitu juga folder khusus untuk suami, dan masing-masing kedua anaknya. Labeling pada setiap foldernya bisa menggunakan dymo tape atau juga washi tape yang kemudian ditulis secara manual.

CREATE A COMMAND STATION
Nah, kalau ini mungkin baiknya disimpan di meja kerja. Seperti biasa, tentu bisa dibagi sesuai kebutuhan. Umumnya dibagi berdasarkan read (yang sudah dibaca), file (kertas-kertas penting yang perlu disimpan), send (file atau kertas yang perlu dikirim), sort (kertas yang perlu dipisah). Ini biasanya berlaku untuk dokumen-dokumen yang umurnya lebih pendek dan butuh ditindak-lanjuti dalam kurun waktu yang sudah ditentukan. Misalnya tagihan-tagihan bulanan, atau pun kupon yang punya masa berlaku. Pastikan tempat penyimpanan ini kamu letakkan di area meja yang selalu terlihat jadi nggak akan pernah lupa untuk dicek kembali, seperti yang diterapkan di rumah Anggi + Agit pada area kerjanya.

GO DIGITAL
Hal yang sebetulnya buat saya pribadi pun masih dalam tahap mencoba nerapin dan belajar untuk merapikan dokumen setiap harinya, hehe. Kalau lihat di internet ada banyak sekali contoh men-digitalize dokumen dan kertas-kertas di rumah yang tentu dilengkapi dengan langkah-langkahnya. Hal yang paling mudah berdasarkan artikel yang saya baca adalah dengan mengambil foto atau menduplikasi setiap kertas atau dokumen yang penting untuk dikumpulkan dalam suatu bentuk folder. Sekarang ini dengan mulai banyaknya pengguna smartphone, kita bisa menggunakan aplikasi photoscan dan langsung dimasukkan ke dalam folder sesuai kategorinya masing-masing.

Nah, kalau bicara soal penyortiran dokumennya ini pasti setiap orang berbeda-beda caranya. Seperti Miranti yang setiap tahunnya memindahkan kumpulan dokumen ke dalam harddisk, berdasarkan tahun. Untuk Yudha yang berprofesi di bidang kreatif, pemisahan folder diatur berdasarkan status proyek yang terkadang berbeda-beda. Jadi, dia pisahkan berdasarkan mana proyek yang masih berjalan, sudah nggak berjalan tapi proses finalisasinya masih pending, dan proyek-proyek yang sudah selesai.

Lain lagi dengan proses yang diterapkan oleh Lalitia. Sebagai seorang Project Manager yang mobilitasnya cukup tinggi, untuk selalu siap dengan dokumen proyek kemanapun dia pergi itu penting. Jadi, semua dokumen-dokumennya dimasukkan ke dalam Cloud atau Google Drive. Ini supaya setiap diperlukan dokumennya bisa diakses lewat ponselnya, lebih praktis tanpa harus membawa laptopnya kemana-mana. Untuk data yang tersimpan di dalam laptopnya pun seminimal mungkin karena menurutnya lebih aman untuk disimpan di dalam aplikasi penyimpanan data seperti Cloud Storage.

Jadi, dengan upaya-upaya kecil seperti ini kita bisa merapikan tempat tinggal dan mempermudah hidup kedepannya, hihi… Kalau kamu ada cara-cara lain yang lebih efektif boleh lho share di kolom komentar di bawah ini, hehe happy organizing!

Foto milik:
1. Labeling Folder
Bini Fitriani, Arman Masudi, The Organised Housewife

2. Command Station
No Home Without You

*Ilustrasi oleh Puty Puar. 28 tahun. Mantan penjaga sumur pengeboran, ilustrator, dan penulis lepas yang juga merintis label ‘Fat Bunny’. Ibu satu anak. Penyuka makanan dengan saos kacang. Blognya bisa diakses di byputy.com.